La Lucha contra el Reloj

Quizás uno de los problemas más comunes al que nos enfrentamos los abogados a diario es la lucha contra el reloj. En muchas ocasiones después de un día agotador nos encontramos con la frustrante sensación de que no hemos avanzado en nada de lo que teníamos previsto hacer para ese día.

Este es un mal endémico de nuestra profesión y que supone con mucho una de las principales causas de stress diario.Si a ello añadimos las nuevas tecnologías que por un lado nos facilitan la labor pero por otro nos hacen estar conectados con el resto del mundo en cualquier sitio u hora , nos encontramos con que como no tengamos claras nuestras ideas en este tema nuestra profesión pueda convertirse en algo que afecte seriamente nuestro equilibrio personal y sobre todo familiar.

A todo ello hemos de añadir la falta de flexibilidad por no decir de educación de algunos clientes que no te llaman antes de las 9 de la noche o que no tienen reparo alguno para llamarte a tu móvil un sábado o un domingo para cualquier consulta que podría haberse realizado en horario de trabajo.

En nuestra profesión estamos obligados a asesorar a nuestro cliente y a defender sus intereses lo mejor que seamos capaces pero no creo que el estar asequibles siempre a su servicio a cualquier hora del día suponga darle un buen servicio profesional, todo lo contrario si no sabemos organizar nuestro tiempo haremos peor nuestro trabajo no os quepa la menor duda.

En estas líneas pretendo trasladar de una forma muy resumida cuales son algunas de mis recetas para optimizar las horas que tiene el día y sacarle mas rendimiento al trabajo diario con que nos enfrentamos habitualmente , trabajo que como bien sabéis todos no surge de forma ordenada o previsible encontrándonos con urgencias todos los días.

Estos consejos son fruto de mi experiencia (especialmente de las malas que es de las que se aprende) y de la lectura de manuales que hay muchos y muy buenos sobre gestión del tiempo. Comprendo que para algunos compañeros les parecerán obviedades pero estoy seguro que para otros le puede hacer replantearse alguna de sus costumbres , especialmente los mas jóvenes y los no tan jóvenes pero especialmente “nerviosos” o “inquietos” que son incapaces de apagar el móvil o dejar de ver el correo electrónico durante sus vacaciones.

Básicamente las normas serían las siguientes.

1º Madruga

Si hay algo que me produce envidia es la gente que duerme seis horas o cinco y no lo notan están frescos como con tan pocas horas de sueño. Por desgracia no pertenezco a este grupo y eso hace que este consejo tenga un reverso que es acuéstate pronto y olvídate de ver las series de moda que terminas todas pasadas las 12 de la noche.

El empezar a trabajar entre 8 y 9 de la mañana supone ganar mas tiempo del que uno se imagina, normalmente nadie te va a llamar antes de las 10 de la mañana de hecho localizar a un compañero antes de esa hora las 10.00 de la mañana en su despacho es complicado. Sin embargo estas horas tempranas son las que mas se rinde y mejor se estudia porque tienes la mente despejada y normalmente no suena el teléfono.

Dedica estas horas a los temas complejos que te supongan estudiar o redactar escritos porque posiblemente avanzado el día te encuentres con pocos momentos de paz para concentrarte.

2ª Reúnete contigo mismo

Si tienes algo que hacer importante que no te interrumpa nadie deja el buzón de voz en el móvil y di que no te pasen llamadas, comprendo que esto para algunos compañeros es inimaginable, pero es la única forma de avanzar. Eso o tener que trabajar un sabado o domingo como nos ha pasado a todos porque era la única forma de trabajar sin interrupciones.

Ojo no os digo que lo hagáis todos los días o durante todo el día porque esto no sería posible, pero no tengáis ningún reparo ni cargo de conciencia alguno en hacerlo si es necesario; yo personalmente lo hago durante las primeras horas de la mañana cuando no tengo señalamientos en el juzgado y tengo asuntos de esos complejos a los que hay que echarle horas de estudio.

3º Organiza la agenda con criterios realistas (si es que te planificas la agenda)

Los objetivos de la agenda planifícalos sobre la mitad del tiempo disponible, esto que puede parecer un barbaridad para otras profesiones o trabajos, para el nuestro, lleno de urgencias, llamadas inesperadas, o apariciones del cliente en el despacho sin previa cita es fundamental, o más que fundamental, realista. Si planificamos sobre todas las horas de trabajo nunca cubriremos los objetivos marcados lo cual nos creará estress y las graves consecuencias que ello conlleva.

4º Señalamiento en el Juzgado o gestión en notaría mañana perdida

Cuantas veces nos ha ocurrido que un señalamiento previsto para las 9.30 ha empezado a las 12 , que os voy a contar por no hablar de las notarías cuando lo tenemos todo remitido por correo electrónico al oficial , todo preparado y una vez allí empiezan a surgir nuevas cuestiones o pegas, o falta algo y perdemos toda la mañana. Por ello jamás y digo jamás concretemos una consulta o una cita aunque sea al final de la mañana, porque basta que lo hagamos para que dejemos tirado al cliente o al compañero con la mala imagen que eso dá y por descontado el stress y el cabreo que vamos acumulando a lo largo de la mañana cuando vemos que efectivamente no llegamos a tiempo.

5º Utiliza el correo electrónico

A muchos compañeros les produce urticaria las nuevas tecnologías y no conciben la comunicación con otros compañeros o con clientes mediante el correo electrónico pero realmente el correo electrónico tiene inmensas ventajas sobre la comunicación telefónica o personal en lo que se refiere a tiempo empleado en las mismas.

Cuanto tiempo perdemos llamando varias veces a alguien que no está o está comunicando o que te llamará mas tarde para comunicarle algo que podemos hacerlo mediante un clik.

Cuantas reuniones inútiles podemos concertar para algo que puede resolverse por correo electrónico.

Ojo el correo electronico lo entiendo siempre como un complemento a la comunicación personal pero siempre un complemento muy util y que a veces no sabemos explotar suficiente a nuestro favor.

6º Acostumbra a los clientes a pedirte cita

Cuantas veces nos ha ocurrido que se nos presenta un cliente en despacho sin pedir cita para comentarnos alguna novedad de su asunto o preguntarnos que hay de lo suyo. Cuantas veces esto ha ocurrido cuando estamos hasta arriba de trabajo (todo urgente por supuesto) y mientras se nos sienta y comenzamos a hablar con el se nos va generando una ulcera de estomago de pensar el precioso tiempo que se nos está robando.

Cuando se dé esta circunstancia debemos estar preparados y para evitar este problema, lo primero es que la persona que este de cara al público tenga claro que no puede dejar pasar a cualquier cliente que aparezca sin previa cita por norma estoy, trabajando, reunido o hablando por teléfono. Que se informe del asunto que sea y que pida cita.

Si aun así insiste en hablar contigo y estas con un tema que requiere tu atención y que urge sal de tu despacho y atiéndele un momento fuera que el cliente perciba que no es el momento adecuado para atenderle y valore tu tiempo.

7º “Para cuando lo necesitas” acostúmbrate a que respeten tu agenda

En muchas ocasiones determinados clientes habituales especialmente empresas es muy normal que te realicen encargos de redacción o revisión de contratos, notificaciones informes jurídicos etc.. Acostúmbrate a preguntarles e informarte siempre de en que plazo temporal lo quieren ¿ es urgente? ¿ para final de semana? ¿para ayer? ¿ para la semana que viene?. Se que muchos compañeros se sonreirán y dirán que siempre es para ayer, pero os puedo asegurar que es posible acostumbrar al cliente a respetar tu agenda , trasladándole además una imagen de profesionalidad que sabrán valorar.

Estos son algunas de las recetas que me gustaría compartir con vosotros hay mas pero creo que estas son las mas importantes, y no olvidemos que una buena gestión del tiempo no solo supone una mejor calidad en nuestro trabajo sino una mejor calidad de vida mas tiempo para nosotros , para poder disfrutar de nuestra familia , ocio amigos etc..

En cualquier caso no os engañéis el que aquí os escribe hay días que no da abasto y ha trabajado muchos sábados y algún domingo y algunos mas tendrá que trabajar, pero no como algo cuasi normal. Evidentemente no somos infalibles pero el tener las ideas claras en determinados temas relacionados con la gestión del tiempo os puedo asegurar que si nos va ayudar a mejorar vuestra calidad de vida y de trabajo.