Comisión de Nuevas Tecnologías Nº 177
1. ¿Están obligados todos los abogados, médicos u otros profesionales a dar de alta en la AEPD sus ficheros de datos personales(clientes, proveedores, correo-e, Web, etc) o sólo lo están aquellos profesionales que vayan a ceder esos datos a terceros?
2. Si un empresario tiene delegado sus asuntos en un abogado o gestoría (laboral, fiscal, etc) debe dar de alta sus ficheros o basta con que lo haya dado su abogado o gestor?
En relación con su consulta, se le informa que:
El tratamiento de datos personales conlleva la obligatoriedad de la inscripción de ficheros, porque el criterio determinante para proceder a la inscripción de un fichero es el tratamiento automatizado de los datos relativos a personas físicas. Por lo tanto, el responsable de los ficheros debe inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, fichero alumnos, fichero o libro de socios, fichero de imágenes o de videovigilancia, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de una persona o aunque sean ficheros temporales, salvo que se usen con fines exclusivamente personales o domésticos, en cuyo caso no entran dentro de la Ley.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático. NO DEBE ENVIAR A LA AGENCIA LOS DATOS PERSONALES, PROPIAMENTE DICHOS, EN NINGUN TIPO DE FORMATO
El formulario electrónico de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) debe hacerse mediante la presentación de notificaciones a través de Internet con certificado de firma electrónica reconocido. Dicho formulario interactivo, se encuentra disponible en la página web de la Agencia (www.agpd.es). Debe pinchar el siguiente Icono
Una vez cumplimentada por el interesado la notificación y la Hoja de solicitud de forma correcta, será necesario indicar al formulario que no se van a realizar más cambios mediante el botón «Finalizar formulario» para proceder a la firma de la notificación. De esta manera el formulario establecerá el control de la integridad de la notificación que se va a enviar.
En este momento aparecerá un icono en el lugar previsto para la firma de la persona que efectúa la notificación.
Pulsando el icono que aparece, se firmará la notificación con el certificado de firma reconocido correspondiente a la persona que, con representación suficiente del responsable del fichero, formula la notificación. Su sistema le informará de los certificados de firma de los que dispone, ya sea instalados en su navegador o en su tarjeta criptográfica. Una vez firmada, se enviará la notificación mediante el formulario electrónico al Registro Telemático de la AEPD.
Una vez realizados estos pasos, debe remitirse la notificación – en el plazo de 10 días – al Registro Telemático de la AEPD, que emitirá, por el mismo medio, un mensaje de confirmación de la solicitud, en el que constarán los datos proporcionados por el interesado, junto con la acreditación de la fecha y hora en que produjo la recepción y una clave de identificación de la transmisión. El mensaje de confirmación se configurará de forma que pueda ser impreso o archivado informáticamente por el interesado y que garantizará la identidad del registro y tendrá el valor de recibo de presentación a efectos de lo dispuesto en el artículo 6.3 del Real Decreto 772/1999.
La no recepción del mensaje de confirmación, o en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error implica que no se ha producido la recepción del mismo, debiendo realizarse la presentación en otro momento o utilizando otros medios.
Recibida la notificación en la AEPD se procederá a su registro Hay que señalar, que TANTO EL FORMULARIO COMO LA INSCRIPCIÓN SON GRATUITOS Debe remitirla por fax 91 445 56 99 o por correo a Jorge Juan, 6, 28001 – MADRID
Igualmente, se le informa que existe obligación de inscribir los ficheros en soporte papel desde octubre del año 2007 y se le indica que toda la normativa en materia de protección de datos se encuentra disponible en nuestra página Web dentro del apartado legislación. De conformidad con el Reglamento aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (BOE 19-01-2008) deberán de adoptar en sus ficheros el nivel de seguridad básico, medio o alto en función del tipo de datos que manejen y redactar el documento de seguridad regulado en el articulo 88 del referido Reglamento no teniendo la obligación de presentarlo en la Agencia, sino tan sólo tenerlo disponible por si les fuera requerido. Al propio tiempo se le informa que la Agencia ha elaborado un modelo de este documento de seguridad que se encuentra disponible en nuestra pagina Web.
