Videoconferencia a través de Internet
La comunicación colaborativa reduce costes e incrementa la eficacia de los bufetes
Integrar el uso de la videoconferencia a través de Internet permite a los despachos de abogados obtener ahorros de costes y de tiempo en su comunicación entre sedes y con otros despachos, aumentando su productividad y competitividad, con retornos de la inversión inferiores a un año.
En la actualidad, los nuevos avances en el campo de la videoconferencia han logrado que se pueda realizar una videoconferencia profesional segura y de altas prestaciones a través de la Internet pública. Para los bufetes de abogados esto supone una solución tecnológica que permite reducciones de costes e incrementos de productividad significativos con retornos de inversión inferiores a un año. En definitiva, una auténtica revolución en la gestión del tiempo para los despachos.
En la profesión de la abogacía, la colaboración entre diferentes bufetes es una de las herramientas de trabajo que más utilidad reporta y que se encuentra muy extendida. Sin embargo, la distancia entre dichos despachos colaboradores puede provocar que no contacten todo lo que desearían. Las mejoras en la videoconferencia permiten que ésta se convierta en la solución para el problema de la lejanía.
Así, utilizando sistemas de videoconferencia, un despacho puede reunirse mensual o incluso diariamente, en tiempo real, con una o todas sus delegaciones, o con otros bufetes, situados a cientos o incluso miles de kilómetros, para presentar estrategias o resultados, comunicar informaciones, trabajar en los casos, desarrollar sesiones de formación, consultar a expertos, etc.; o simplemente para mejorar el contacto y la comunicación con aquellas personas que se encuentran muy alejadas físicamente de los centros de decisión, todo ello con un gran ahorro en gastos de viajes y desplazamientos.
Un valor añadido que muchas veces pasa inadvertido, es el tiempo real y la posibilidad de reunirse con más frecuencia, pues se pueden celebrar reuniones improvisadas, que no requieren la antelación de una reunión con desplazamientos, en la que hay que compatibilizar las agendas de los asistentes, organizar los viajes, etc.
Hoy en día incluso se pueden integrar los teléfonos móviles en la videoconferencia, mediante los llamados servicios de puente de videoconferencia (MCU), que permiten la realización de multivideoconferencias entre una combinación de dispositivos RDSI, IP o 3G. De este modo, un abogado puede estar presente en una reunión desde cualquier lugar en el que se encuentre, simplemente contactando a través de un teléfono 3G. Esto supone una gran comodidad para los profesionales de la abogacía, además de poder asistir así a algunos de los numerosos congresos, conferencias o cursos que se celebran, ya que la formación y la actualización continua es imprescindible para el ejercicio de esta profesión.
Pese a todo, muchos responsables de los bufetes, teniendo referencia de esta tecnología, aún no se atreven a comprobar y hacerse partícipes de sus ventajas. Como toda innovación, la difusión y uso cotidiano de la videoconferencia requiere un aprendizaje y un cambio cultural que no todas las organizaciones están dispuestas a acometer, especialmente, si la Alta Dirección no asume el compromiso, lidera su implantación y practica con el ejemplo.
No obstante, las soluciones de videoconferencia actuales permiten reproducir el contexto de una reunión presencial prácticamente al 100%, sin apenas notarse la falta de presencia física de los interlocutores de los extremos remotos. Gracias a los sistemas actuales de los niveles de calidad del audio y la imagen es posible disponer de unas prestaciones que van mucho más allá de poder mantener una reunión.
Hoy, el realizar una reunión por videoconferencia y, simultáneamente, enviar o recibir una segunda imagen de alta calidad con el contenido de una presentación o un documento; o con la imagen y sonido procedentes de un DVD/VCR… ¡y todo esto en varias ubicaciones simultáneamente y en tiempo real! es lo que se conoce como multivideoconferencia o conferencia multipunto.
Además, con los dispositivos de videoconferencia a través de Internet se logra la eliminación de las barreras que tradicionalmente han supuesto los Firewalls existentes en las redes de comunicaciones, permitiendo a los despachos que disponen de equipos de videoconferencia profesional poder realizar reuniones a distancia con teletrabajadores, clientes, o pequeñas oficinas a través de Internet y de forma totalmente transparente y segura.
Asimismo, los sistemas de videoconferencia han ido evolucionado tanto en seguridad como en sencillez de manejo, eliminando otro de los impedimentos que se solían argüir para no adoptar esta tecnología.
